A seguito dell’emergenza Coronavirus, l’Italia non si è fermata del tutto, dando immediato inizio al “telelavoro – smart working”, garantendo di fatto una continuità lavorativa di molte attività. A causa dell’emergenza Covid-19 l’Italia sta vivendo una trasformazione dell’organizzazione delle imprese con nuove modulazioni degli orari e degli spazi di lavoro procedendo verso un miglioramento dei sistemi per ottimizzare le risorse e armonizzare i tempi professionali e personali dei dipendenti. La crisi porterà di fatto nuove opportunità. Le imprese più lungimiranti questo lo avvertono e utilizzeranno questi periodi per progettare il prossimo futuro, che in parte, è già in atto. Si tratta di un nuovo concetto lavorativo fortemente legato all’evoluzione delle tecnologie informatiche e quindi soggetto ad una continua trasformazione.
Con la presente ho elencato una serie di prescrizioni e suggerimenti che i singoli lavoratori/dipendenti e datori di lavoro possono mettere in atto per garantire un “telelavoro – smart working” sicuro:
- Utilizzare solo dispositivi e software forniti dall’azienda. Crea password complesse (utilizza i gestori di password affidabili / approvati se disponibili), non scriverle e proteggerle dall’essere viste mentre le digiti. Evita le soluzioni alternative, anche se sembrano fornire esattamente ciò di cui hai bisogno.
- Stai attento. Fai attenzione a qualsiasi attività e richiesta sospetta, in particolare quelle relative a questioni finanziarie. In caso di dubbi, chiamare il richiedente per ricontrollare. Non fare clic su collegamenti o allegati ricevuti in e-mail e messaggi di testo non richiesti.
- Crea password complesse (utilizza i gestori di password affidabili / approvati se disponibili), non scriverle e proteggerle dall’essere viste mentre le digiti. Evita le soluzioni alternative, anche se sembrano fornire esattamente ciò di cui hai bisogno.
- Pensare. Collegare. Prima di iniziare il telelavoro, familiarizzare con i dispositivi, le politiche e le procedure aziendali. Assicurati di comprendere le attrezzature, le cose da fare e le cose da non fare e dove chiedere aiuto.
- Evitare di fornire informazioni personali. Non rispondere mai con informazioni personali ai messaggi, anche se affermano di provenire da un’azienda legittima. Invece, contatta direttamente l’azienda per confermare la sua richiesta.
- Accesso remoto sicuro. Connettiti alla rete aziendale solo tramite la VPN (Virtual Private Network) aziendale e proteggi i token (ad es. Smart card) richiesti per la connessione VPN. Consenti ai tuoi dipendenti di connettersi alla rete aziendale solo tramite una VPN fornita dall’azienda con autenticazione a più fattori. Assicurarsi che le sessioni remote scadano automaticamente e richiedano una nuova autenticazione dopo un periodo di inattività specificato
- Sviluppa nuove routine. Discutere i piani di lavoro con la direzione diretta e i membri del team durante il periodo di telelavoro, inclusa la distribuzione di compiti, scadenze e canali di comunicazione.
- Proteggi le tue apparecchiature e l’ambiente di telelavoro. Non consentire ai familiari di accedere ai dispositivi di lavoro. Bloccali o spegnili quando incustoditi e conservali sempre in un luogo sicuro per prevenire perdite, danni o furti. Impedire la navigazione a spalla utilizzando schermi per la privacy ed evitare schermi angolati verso finestre o telecamere.
- Uso intelligente di dispositivi privati. Se l’utilizzo del dispositivo personale è l’unica opzione e il datore di lavoro lo consente, assicurarsi che il sistema operativo e il software del dispositivo siano aggiornati, inclusi antivirus / antimalware e che la connessione sia protetta tramite una VPN (Virtual Private Network) approvata dalla propria azienda.
- Effettua il rapporto. Se vedi attività insolite o sospette su qualsiasi dispositivo che stai utilizzando per il telelavoro, contatta immediatamente il tuo datore di lavoro attraverso i canali appropriati.
- Tieni separati gli affari e il tempo libero. Evitare l’uso personale del dispositivo di telelavoro.
- Stabilire politiche e procedure aziendali (testarle in anticipo, se possibile). Fornire una chiara politica sul telelavoro, comprese le linee guida sull’accesso alle risorse aziendali e su chi contattare in caso di problemi. Impostare una procedura chiara in caso di incidenti di sicurezza. Applicare misure aggiuntive in merito alla documentazione all’attenzione del senior e senior management per la firma, approvazione / feedback e informazioni.
- Proteggi le tue comunicazioni aziendali. Applicare l’uso dell’autenticazione a più fattori per accedere agli account e-mail aziendali. Fornire l’accesso a canali di comunicazione sicuri affinché i dipendenti possano raggiungersi facilmente e comunicare con le parti interessate esterne.
- Proteggi le tue apparecchiature di telelavoro. Implementare misure come la crittografia del disco rigido, i timeout di inattività, le schermate della privacy, l’autenticazione avanzata e il controllo e la crittografia dei supporti rimovibili (ad esempio unità USB). Implementare un processo per disabilitare in remoto l’accesso a un dispositivo che è stato perso o rubato.
- Aumenta il monitoraggio della sicurezza. Controlla attivamente le attività insolite degli utenti remoti e aumenta i livelli di avviso per attacchi relativi alla VPN (Virtual Private Network).
- Aumentare la consapevolezza del personale sui rischi del telelavoro. Informare i dipendenti sulla politica aziendale in materia di telelavoro. Prenditi il tempo necessario per aumentare la consapevolezza delle minacce informatiche, in particolare del phishing.
- Mantieni aggiornati i sistemi operativi e le App dei dispositivi. Ciò contribuirà a mitigare il rischio che i criminali informatici sfruttino le vulnerabilità senza patch.
- Effettuare regolarmente il check-in con il personale. Stabilire obiettivi realistici, programmi di lavoro e meccanismi di follow-up, essendo flessibile ove possibile e tenendo conto delle circostanze personali.
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